OLTU ADLİYESİ

A- UYAP Sisteminin Kullanılması
Cumhuriyet başsavcılığımız ve mülhakat Cumhuriyet başsavcılıklarınca yapılacak tüm yazışmalara ilişkin her türlü veri, bilgi ve belge akışı ile dokümantasyon işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, dosyalama, saklama ve arşivleme işlemlerinin mutlaka UYAP ortamında düzenlenerek kaydedilmesi, yazıların ıslak imza yerine güvenli elektronik imza kullanılmak suretiyle imzalanması, güvenli elektronik imza ile oluşturulan belgelerin UYAP sistemine dahil olan veya entegre olan kurumlara elektronik imzalı olarak sistem üzerinden gönderilmesi, ayrıca fiziki olarak gönderilmemesi ve mühürlenmemesi, diğer kişi veya kurumlara yazılan yazıların ise sistemden çıktısının alınarak fiziki olarak gönderilmesi gereklidir.
Elektronik ortamdan fiziki örnek çıkartılarak UYAP ortamı dışında taraflara verilmesi veya başka merci ve makamlara gönderilmesi gereken hâllerde, tutanak veya belgenin aslının aynı olduğu belirtilerek belgenin çıktısı üzerine “Elektronik imzalı aslı ile aynıdır" kaşesi vurulduktan sonra ilgisine göre savcı veya görevlendirdiği yazı işleri müdürü tarafından imzalanarak mühürlenir.
Elektronik ortam dışında, normal posta yoluyla gönderilmesi gerekli olan evraklar aynı zamanda, tarama ve dağıtım merkezinde elektronik ortama aktarılarak UYAP’a kaydedilmelidir.

B- Sayfa Düzeni, Başlık ve Hitaplar
1- UYAP sistemi dışında yazılacak resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir, biri muhataba gönderilir diğeri ilgili karton veya dosyasında saklanır. Faks ile gönderilen yazıların aslı üzerine “faks teyidi” ibaresi yazılarak en kısa zamanda posta yoluyla gönderilir. Faks cihazından alınan teyid notu kurumda kalacak nüshaya raptedilir.
2- Resmi yazılarda tam sayfa (A4 ebadında) kağıt kullanılır, mecbur kalmadıkça yarım sayfa (A5) kağıt kullanılmaz.
3- Yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
4- Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. Örneğin :
 

T.C.
OLTU
CUMHURİYET BAŞSAVCILIĞI

veya,

T.C.
OLTU CUMHURİYET BAŞSAVCILIĞI
İlamat ve İnfaz Bürosu

C- İdari Birim Kimlik Kodlarının Kullanılması
Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur. Oltu Cumhuriyet Başsavcılığı merkez ve mülhakatlarında kullanılacak idari birim kurum kimlik kodları Başbakanlığa ait “http://dtvt.basbakanlik.gov.tr/AnaSayfa.aspx” isimli internet sayfasından alınarak aşağıda belirtilmiştir:

OLTU CUMHURİYET BAŞSAVCILIĞI
İdari Birim Kimlik Kodu: 44217603

ŞENKAYA CUMHURİYET BAŞSAVCILIĞI
İdari Birim Kimlik Kodu: 51421914

OLTU T TİPİ KAPALI CEZA İNFAZ KURUMU
İdari Birim Kimlik Kodu: 95188164

OLTU T TİPİ KAPALI CEZA İNFAZ KURUMU İŞYURDU MÜDÜRLÜĞÜ
İdari Birim Kimlik Kodu: 57753074

OLTU DENETİMLİ SERBESTLİK MÜD.
İdari Birim Kimlik Kodu: 44380385

OLTU ADLİ SİCİL BÜROSU
İdari Birim Kimlik Kodu: 10799564

OLTU BİLGİ İŞLEM BÜROSU
İdari Birim Kimlik Kodu: 11391235

D- Bakanlık ve Hakimler ve Savcılar Yüksek Kurulu ile Yazışmalar

1- Oltu merkez ve mülhakat Cumhuriyet savcılarının Bakanlıkla ve H.S.Y.K. ile olan yazışmaları, mutlak surette Cumhuriyet Başsavcılığımız aracı kılınmak suretiyle yapılacak ve yazıyı imzalayanın adı, soyadı, unvanı, sicil numarası ve görev yeri belirtilecektir.

2- H.S.Y.K. ile olan yazışmalar H.S.Y.K. Genel Sekreterliğine hitaben yazılacaktır.

3- Cumhuriyet başsavcısının görüş bildirmesini gerektirmeyen silah ruhsatı, pasaport ve eş durumu gibi sebeplerle istenilen görev belgesi, pasaport talep formu, terfi, atama ve yetki talepleri, eğitim talep formu ya da dilekçesi, yeniden inceleme ve itiraz dilekçeleri ile mal beyanları gibi yazışmalar mülhakat Cumhuriyet başsavcılıklarınca, Cumhuriyet Başsavcılığımız aracı kılınmaksızın üst yazıyla UYAP üzerinden H.S.Y.K. Genel Sekreterliğine gönderilecektir.

4- Cumhurbaşkanlığı Makamı, Türkiye Büyük Millet Meclisi, Başbakanlık, Genelkurmay Başkanlığı ve diğer bakanlıklar ile uluslararası kurum ve kuruluşlarla yapılacak olan yazışmalar;
a- Yürütülen soruşturmalar ve bu kapsamda 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümleri gereğince yapılan soruşturmalar dolayısıyla diğer bakanlıklarla yapılacak olan yazışmalar Adalet Bakanlığı veya H.S.Y.K. Genel Sekreterliği aracı kılınmaksızın doğrudan,
b- Kanunlarda Adalet Bakanlığının özel olarak yetkilendirildiği hususlar ve Adalet Bakanlığının görevleri arasında bulunan adalet hizmetleri ile savcıların idari görevlerine ilişkin konular ile ilgili olmaları halinde Adalet Bakanlığı aracılığıyla,
c- Bunlar dışında kalan yazışmalar ise H.S.Y.K Genel Sekreterliği aracılığıyla yapılacaktır.

E- Tekid ve İhtar Yazıları

1- Suçların soruşturma ve kovuşturmasına ilişkin yazışmalarda, Cumhuriyet savcısı, hâkim veya mahkeme tarafından istenilen bilgilere on gün içinde cevap verilmesinin zorunlu olduğu, bu süre içinde istenen bilgilerin verilmesinin imkânsız olması durumunda ise, sebebi ve en geç hangi tarihte cevap verilebileceğinin on günlük süre içinde bildirilmesi, buna aykırı hareket etmenin 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu'nun 257'nci maddesine aykırılık oluşturabileceği yazı içeriğinde veya sayfa sonunda not veya uyarı olarak belirtilecektir.
2- Makul süre içerisinde cevap verilmeyen yazılara ilişkin olarak tekid yazılması halinde yazının sağ üst köşesine büyük harflerle ve koyu puntolarla altı çizili şekilde “TEKİD” ibaresi yazılacak, tekidin kaçıncı olduğu da yanına rakamla (“2. TEKİD” gibi ) belirtilecektir.

F- Fezleke ve Kararlar

1- Cumhuriyet başsavcılığı tüm Cumhuriyet savcılarından oluşan tek bir yargısal organ olup, bu yapı içerisinde görev yapan her bir Cumhuriyet savcısının yazdığı kararlarda diğer savcılardan farklı, kendine özgü bir düzen ve üslup kullanmasının uygun olmaması nedeniyle, Cumhuriyet savcılarınca yazılacak karar ve fezlekelerde de yeknesaklığın sağlanması ve ortak bir tarz belirlenmesi için, ilgili yazı işleri müdürü koordinasyonu ile UYAP sisteminde tüm savcıların yazacakları kararlarda kullanacakları ortak şablonlar oluşturulacak ve kullanılacaktır.

2- İddianame ve kovuşturmaya yer olmadığına dair kararlara ilişkin olarak;
a- Kararlarda tarafların sıfat, kimlik ve adres bilgilerinin eksiksiz yazılması,
b- Kararlarda müdafii veya kanuni temsilci varsa bu kişilerin de kimlik ve adres bilgilerinin kararda belirtilmesi, takipsizlik kararlarının tebliğinin asile değil, bu kişilere yapılması,
c- Tutuklu dosyalarda iddianamenin sağ üst köşesine büyük harflerle ve koyu puntolarla altı çizili şekilde “TUTUKLU İŞ” ibaresinin yazılması,
d- Aynı şekilde küçükler hakkındaki iddianamelerde de “5395 SYL. YASAYA TABİDİR” ibaresinin yazılması,
e- Metin kısmında şüpheliler hakkındaki iddiaların detaylı ve konu bütünlüğü içinde anlatılması, sevk edilen kanun maddesinin unsurlarının metin içerisinde belirtilmesi gereklidir.
f- İddianameden önce şüpheli veya şüphelilerin adli sicil kayıtları ve nüfus kayıtları eklenmelidir.
g- Kovuşturmaya yer olmadığına dair kararlar gerekçeli olmalı, hangi nedenle verildiği kararda belirtilmelidir (şikayet yokluğu nedeniyle, dava şartı yokluğu nedeniyle, suç unsuru yokluğu nedeniyle… gibi).
h- Takipsizlik kararlarının sonuç kısmına kararın kime tebliğ edileceği, hangi kuruma örnek gönderileceği belirtilir. Müşteki veya şüpheliye tebliğ yapılamayacaksa bunun nedeni belirtilir. Hakkında takipsizlik kararı verilen şüphelinin memur olması durumunda kararın bir örneği 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 131/3. maddesi gereğince memurun bağlı olduğu bakanlık, kurum veya kuruluşa gönderilir.

3- Fezleke ile Cumhuriyet başsavcılığımıza gönderilen dosyalara ilişkin olarak;
a- Fezlekelerde tarafların sıfat, kimlik ve adres bilgilerinin eksiksiz yazılması,
b- Tutuklu dosyalarda fezlekenin sağ üst köşesine büyük harflerle ve koyu puntolarla altı çizili şekilde “TUTUKLU İŞ” ibaresinin yazılması,
c- Aynı şekilde yaşı küçükler hakkındaki fezlekelerde de “5395 SYL. YASAYA TABİDİR” ibaresinin yazılması,
d- Metin kısmında şüpheliler hakkındaki iddiaların detaylı ve konu bütünlüğü içinde anlatılması, sevk edilen kanun maddesinin unsurlarının metin içerisinde belirtilmesi,
e- Dizi pusulası yapılması,
f- Önemli belgelere kulakçık yapıştırılmak ve kulakçığa evrakın mahiyeti yazılmak suretiyle belirginleştirilmesi,
g-Fezleke ile birlikte emanet eşyanın gönderilmemesi, istendiğinde ayrıca gönderilmesi,
e- Fezlekeye şüpheli veya şüphelilerin adli sicil kayıtları ve nüfus kayıtlarının eklenmesi gereklidir.